AnyCase Asianhallinta: työnkulkua pilvestä

Asianhallinnalla tarkoitetaan tässä asiakirjojen kiertoa henkilöltä toiselle toimenpiteitä varten. Suunnitteluun, päätösvalmisteluun, raportointiin, hakemuksiin, tiedottamiseen jne. liittyvät työnkulut toteutetaan yhä enimmäkseen sähköpostin ja liitetiedostojen avulla. Tämä on tehotonta, virhealtista ja stressaavaa. AnyCase Asianhallinta tarjoaa helpon, verkosta käytettävän palvelun tällaisten työnkulkujen automatisoimiseksi. Se soveltuu hyvin myös volyymiltaan pieniin käyttökohteisiin, silllä se on helppokäyttöinen ja hinnoittelu perustuu vain toteutuneeseen käyttöön.

Lisätietoja tuotteen ominaisuuksista löytyy www.anycase.fi -sivustolta

AnyCase Asianhallinta -tuotteen kehittäminen lähti liikkeelle pilottiasiakkaana olevan yhdistyksen henkilöstöhallinnon ongelmista. Yhdistys rekrytoi työntekijöitä ulkomaille. Toiminta on pitkälle

verkostoitunutta ja kansainvälistä. Toimistorutiinit ovat kuitenkin samanlaisia kaikilla toimialoilla. Paljon tehottomuutta ja stressiä syntyy, kun johonkin asiaan liittyvien dokumenttien käsittely takertelee milloin aikataulujen, versioiden tai yleensä käsittelyn mekaaniseen ohjaukseen liittyvistä syistä. Toistuvasti voi lukea tutkimuksista, jotka kertovat, kuinka paljon toimistotyössä on mukana turhanpäiväistä sähläystä (30-50%) - ja juuri tästä ammentavat materiaalinsa aina suositut toimistoparodiat, kuten Office tai Dilbert.

AnyCase Asianhallinta-palvelu tarjoaa työvälineet asianhallinnan työnkulkujen kuvaamiseksi kaaviomuodossa, sekä työnkulkujen suorittamiseksi. Loppukäyttäjä eli henkilö, jolle kuuluu jonkin yksittäisen työtehtävän suorittaminen osana työnkulkua, saa järjestelmältä sähköpostissa linkin toimenpidesivulle, jossa hänellä on tehtävän suorittamista varten kaikki tarpeellinen: toimintaohje, asiakirjat ja muistio. Kuitattuaan tehtävän suoritetuksi järjestelmä ohjaa asian automaattisesti seuraavalle henkilölle. Loppukäyttäjä ei välttämättä edes huomaa, että asianhallinnassa on siirrytty automaation käyttöön. Käyttäjäkoulutusta ei tarvita.

Tärkeä ominaisuus AnyCase -palvelussa on se, että käyttöönoton voi tehdä henkilö, jonka vastuulla jonkin työnkulun hallinta on. Tämä on tuotteen merkittävä kilpailuetu. Muiden vastaavien järjestelmien kohdalla testikäyttö ja käyttöönotto vaatii ylemmän tason päätöksentekoa ja IT-henkilöstöä.

Yksittäinen projektipäällikkö, osastonjohtaja tai muu keskijohdon työntekijä on se, jonka vastuulla asianhallinnan työnkulut ovat. Sihteereitä heillä ei tätä nykyä ole. On tärkeää, että juuri nämä henkilöt voivat kokeilla ja ottaa AnyCase:n käyttöön suoraan verkosta omaan ja työryhmänsä käyttöön ilman käyttöönottoprojektia.

AnyCase-järjestelmästä on tällä hetkellä (maaliskuu 2014) koodattu n.50%. Koodi toimii ja sitä voi

demota: ks. Proof of concept -video. Nyt on meneillään rahoituksen haku ohjelmiston tuotteistamiseksi

ja tuotteen tuomiseen markkinoille.

“All office work will be automated in any case.”