Asianhallinnalla tarkoitetaan tässä
asiakirjojen kiertoa henkilöltä toiselle toimenpiteitä varten.
Suunnitteluun, päätösvalmisteluun, raportointiin, hakemuksiin,
tiedottamiseen jne. liittyvät työnkulut toteutetaan yhä
enimmäkseen sähköpostin ja liitetiedostojen avulla. Tämä on
tehotonta, virhealtista ja stressaavaa. AnyCase Asianhallinta
tarjoaa helpon, verkosta käytettävän palvelun tällaisten
työnkulkujen automatisoimiseksi. Se soveltuu hyvin myös
volyymiltaan pieniin käyttökohteisiin, silllä se on
helppokäyttöinen ja hinnoittelu perustuu vain toteutuneeseen
käyttöön.
Lisätietoja tuotteen ominaisuuksista
löytyy www.anycase.fi -sivustolta
AnyCase Asianhallinta -tuotteen
kehittäminen lähti liikkeelle pilottiasiakkaana olevan yhdistyksen
henkilöstöhallinnon ongelmista. Yhdistys rekrytoi työntekijöitä
ulkomaille. Toiminta on pitkälle
verkostoitunutta ja kansainvälistä.
Toimistorutiinit ovat kuitenkin samanlaisia kaikilla toimialoilla.
Paljon tehottomuutta ja stressiä syntyy, kun johonkin asiaan
liittyvien dokumenttien käsittely takertelee milloin aikataulujen,
versioiden tai yleensä käsittelyn mekaaniseen ohjaukseen
liittyvistä syistä. Toistuvasti voi lukea tutkimuksista, jotka
kertovat, kuinka paljon toimistotyössä on mukana turhanpäiväistä
sähläystä (30-50%) - ja juuri tästä ammentavat materiaalinsa
aina suositut toimistoparodiat, kuten Office tai Dilbert.
AnyCase Asianhallinta-palvelu tarjoaa
työvälineet asianhallinnan työnkulkujen kuvaamiseksi
kaaviomuodossa, sekä työnkulkujen suorittamiseksi. Loppukäyttäjä
eli henkilö, jolle kuuluu jonkin yksittäisen työtehtävän
suorittaminen osana työnkulkua, saa järjestelmältä sähköpostissa
linkin toimenpidesivulle, jossa hänellä on tehtävän suorittamista
varten kaikki tarpeellinen: toimintaohje, asiakirjat ja muistio.
Kuitattuaan tehtävän suoritetuksi järjestelmä ohjaa asian
automaattisesti seuraavalle henkilölle. Loppukäyttäjä ei
välttämättä edes huomaa, että asianhallinnassa on siirrytty
automaation käyttöön. Käyttäjäkoulutusta ei tarvita.
Tärkeä ominaisuus AnyCase -palvelussa
on se, että käyttöönoton voi tehdä henkilö, jonka vastuulla
jonkin työnkulun hallinta on. Tämä on tuotteen merkittävä
kilpailuetu. Muiden vastaavien järjestelmien kohdalla testikäyttö
ja käyttöönotto vaatii ylemmän tason päätöksentekoa ja
IT-henkilöstöä.
Yksittäinen projektipäällikkö,
osastonjohtaja tai muu keskijohdon työntekijä on se, jonka
vastuulla asianhallinnan työnkulut ovat. Sihteereitä heillä ei
tätä nykyä ole. On tärkeää, että juuri nämä henkilöt voivat
kokeilla ja ottaa AnyCase:n käyttöön suoraan verkosta omaan ja
työryhmänsä käyttöön ilman käyttöönottoprojektia.
AnyCase-järjestelmästä on tällä
hetkellä (maaliskuu 2014) koodattu n.50%. Koodi toimii ja sitä voi
demota: ks. Proof of concept -video.
Nyt on meneillään rahoituksen haku ohjelmiston tuotteistamiseksi
ja tuotteen tuomiseen markkinoille.
“All office work will be automated in
any case.”