Wednesday, July 30, 2014

AnyCase Asianhallinta: työnkulkua pilvestä

Asianhallinnalla tarkoitetaan tässä asiakirjojen kiertoa henkilöltä toiselle toimenpiteitä varten. Suunnitteluun, päätösvalmisteluun, raportointiin, hakemuksiin, tiedottamiseen jne. liittyvät työnkulut toteutetaan yhä enimmäkseen sähköpostin ja liitetiedostojen avulla. Tämä on tehotonta, virhealtista ja stressaavaa. AnyCase Asianhallinta tarjoaa helpon, verkosta käytettävän palvelun tällaisten työnkulkujen automatisoimiseksi. Se soveltuu hyvin myös volyymiltaan pieniin käyttökohteisiin, silllä se on helppokäyttöinen ja hinnoittelu perustuu vain toteutuneeseen käyttöön.

Lisätietoja tuotteen ominaisuuksista löytyy www.anycase.fi -sivustolta

AnyCase Asianhallinta -tuotteen kehittäminen lähti liikkeelle pilottiasiakkaana olevan yhdistyksen henkilöstöhallinnon ongelmista. Yhdistys rekrytoi työntekijöitä ulkomaille. Toiminta on pitkälle
verkostoitunutta ja kansainvälistä. Toimistorutiinit ovat kuitenkin samanlaisia kaikilla toimialoilla. Paljon tehottomuutta ja stressiä syntyy, kun johonkin asiaan liittyvien dokumenttien käsittely takertelee milloin aikataulujen, versioiden tai yleensä käsittelyn mekaaniseen ohjaukseen liittyvistä syistä. Toistuvasti voi lukea tutkimuksista, jotka kertovat, kuinka paljon toimistotyössä on mukana turhanpäiväistä sähläystä (30-50%) - ja juuri tästä ammentavat materiaalinsa aina suositut toimistoparodiat, kuten Office tai Dilbert.

AnyCase Asianhallinta-palvelu tarjoaa työvälineet asianhallinnan työnkulkujen kuvaamiseksi kaaviomuodossa, sekä työnkulkujen suorittamiseksi. Loppukäyttäjä eli henkilö, jolle kuuluu jonkin yksittäisen työtehtävän suorittaminen osana työnkulkua, saa järjestelmältä sähköpostissa linkin toimenpidesivulle, jossa hänellä on tehtävän suorittamista varten kaikki tarpeellinen: toimintaohje, asiakirjat ja muistio. Kuitattuaan tehtävän suoritetuksi järjestelmä ohjaa asian automaattisesti seuraavalle henkilölle. Loppukäyttäjä ei välttämättä edes huomaa, että asianhallinnassa on siirrytty automaation käyttöön. Käyttäjäkoulutusta ei tarvita.

Tärkeä ominaisuus AnyCase -palvelussa on se, että käyttöönoton voi tehdä henkilö, jonka vastuulla jonkin työnkulun hallinta on. Tämä on tuotteen merkittävä kilpailuetu. Muiden vastaavien järjestelmien kohdalla testikäyttö ja käyttöönotto vaatii ylemmän tason päätöksentekoa ja IT-henkilöstöä.

Yksittäinen projektipäällikkö, osastonjohtaja tai muu keskijohdon työntekijä on se, jonka vastuulla asianhallinnan työnkulut ovat. Sihteereitä heillä ei tätä nykyä ole. On tärkeää, että juuri nämä henkilöt voivat kokeilla ja ottaa AnyCase:n käyttöön suoraan verkosta omaan ja työryhmänsä käyttöön ilman käyttöönottoprojektia.

AnyCase-järjestelmästä on tällä hetkellä (maaliskuu 2014) koodattu n.50%. Koodi toimii ja sitä voi
demota: ks. Proof of concept -video. Nyt on meneillään rahoituksen haku ohjelmiston tuotteistamiseksi
ja tuotteen tuomiseen markkinoille.

“All office work will be automated in any case.”


Suositut koodauskurssit netissä vuodesta 2010

Yhteistyössä Hyria Koulutuksen kanssa (Hyvinkää-Riihimäen aikuikouluksen kuntayhtymä) aloitin 2010 koodauskurssit, joista tuli hyvin suosittuja etenkin Nokia Bridge -kohderyhmän parissa. Koulutusmuodon ideoi alun perin Mika Aaltonen Hyriasta. Kurssitoiminta on jatkuvaa ja laajenee. Osallistujia on ollut jo satoja, ja niiden työllistävä vaikutus on ollut hyvä. Aiheita ovat olleet Java, Java EE, PHP ja Python. Syksyllä on tarkoitus aloittaa vielä HTML5-kurssi. Kurssien kesto on 5-13 kk. Niissä on yhtenä iltana viikossa verkkoluento, joka toteutetaan käyttäen Adobe Connect- tai Cisco WebEx -kokousohjelmaa. Osallistuminen on mahdollista myös työn ohessa ja osallistujia on tullut ympäri maata ja myös ulkomailta.
Tässä koulutusmuodossa on ammatillisen aikuiskoulutuksen tulevaisuus.

Kansalaisen sähköinen asiointimenetelmä (2003)

Sähköistä asiointia on pyritty kehittämään jo pitkään, mutta nykyiset toimintatavat ja arkkitehtuurit eivät sovellu sähköiseen asiointiin perustuvan yhteiskunnan pohjaratkaisuksi. Syy on ns. permutaatio-
ongelma (itse valittu nimitys tässä asiayhteydessä). Yksilön erilaisten asiointitarpeiden määrä on liian suuri, jotta niille kaikille voitaisiin tarjota asiointisovellus. Siksi tarvitaan geneerinen asiointiympäristö, joka mahdollistaa palvelujen yhdistämisen dynaamisesti. Kansalaisen oikeusturva kuitenkin edellyttää, että tämä tietojen yhdistäminen tapahtuu hänen valvonnassaan. Siksi sähköisen kansalaisasioinnin ytimessä on oltava sähköinen agentti, olio, joka edustaa kansalaista verkossa. Asiointipalvelut toteutuetaan rajapinnalla tähän agenttiin. Järjestelmät voivat vaihtaa kansalaista koskevaa tietoa edelleen keskenään automaattisesti, mutta vain agentin kautta. Julkishallinto on ottanut tällaisen ratkaisun alustavasti käyttöön nimellä Kansalaisen sähköinen asiointitili (ks. tästä). Vastaavan menetelmän ideoi kuitenkin ammattikeksijä Risto Mäkipää jo 2003 ja laadimme yhdessä sille arkkitehtuurikuvauksen. Olemme myös hakeneet menetelmälle patenttia. Tietoa patentoitavasta versiosta löytyy osoitteesta edwarden.com

Entisinä aikoina kansalainen sai yhdeltä asiointitaholta paperin, säilytti sitä työpöydällään ja vei toiselle asiointitaholle (esim. lääkärintodistuksen vakuutusyhtiöön). Kaikki tieto ja toiminta tapahtui yksikäsitteisesti kansalaisen kautta ja tieten. Asiointimenetelmämme toteuttaa aivan samaa ajatusta, mutta tarjoaa kansalaisen käyttöön työpöydän sähköisen version.

Uudet teknologiat (2014) auttavat ratkaisemaan joitakin menetelmään liittyviä ongelmia. Tulevaisuuden yhteiskunnassa viranomaisella (tai hakkerilla), joka hallinnoisi tällaisia agentteja, olisi vaarallisen paljon valtaa. Epädemokraattisessa yhteiskunnassa epähenkilöt olisi helppo poistaa palvelimelta. Sähköisen agentin voisi kuitenkin toteuttaa teknisesti pilvessä, jolloin sitä olisi vaikea fyysisesti poistaa tai vääristää. Loogiselta kannalta agentin voisi toteuttaa käyttäen sopivaa autonomista menetelmää, jolloin agenttia ei voisi ohjelmallisesti poistaa, väärentää tai kloonata. Esimerkki tällaisesta loogisesti autonomisesta menetelmästä on virtuaalivaluutta BitCoin.

Aidosti sähköiseen kansalaisasiointiin perustuva yhteiskunta voi toteutua vain tämän tai vastaavan ratkaisun pohjalta. Nykyinen, orgaanisesti kasvava erillisten asiointipalvelujen sekamelska tulee jossain vaiheessa tiensä päähän.

Tässä yhteydessä vastaan tuli myös kysymys siitä, mitä voivat tehdä yksityishenkilöt, jotka keksivät
jotain, joka on hyödyllistä vain koko yhteiskunnan mittakaavassa. Patentointi oli ainoa tapa, jota pidimme tuolloin mielekkäänä. Avoin lähdekoodi (open source) olisi myös yksi vaihtoehto, mutta siihen liittyvä toimintakulttuuri on Suomessa yhä alkutekijöissään.
Lisätietoja Open Sourcessta ja sen nykytilasta Suomessa ks. Coss.

Muu innovaatiotoiminta


2003: RDF-pohjainen multimediatietokanta Walhalla

Vakiintunut tapa toteuttaa tietokantoja perustuu ns. relaatiomalliin, jolle on ominaista kiinteät tietuekuvaukset. Näiden tietokantojen ongelmana on jäykkyys ja rakenteen pirstoutuminen. Ne eivät sovellu hyvin muodoltaan vaihtelevan tiedon tallettamiseen. 2000-luvun alussa vaihtoehdoksi alettiin markkinoida RDF(Resource Description Framewok)-pohjaista tietokantaa. Se perustuu niin sanotuun predikaattilogiikkaan, mikä tässä tapauksessa tarkoittaa, että tietokantaan ei talleteta perinteisiä tietueita, vaan ikään kuin loogisia väittämiä (resurssitietoja) "subjekti – predikoi ominaisuuden - objekti", esim. "Volkkari - on tyyppiä - henkilöauto". Näin talletettavien tietojen muotoa ei tarvitse kiinnittää etukäteen.
Hämeen Ammattikorkeakoulun mediatekniikan koulutusohjelmassa lähdettiin ideoimaan multimediatietokantaa, johon olisi helppo tallettaa erilaista mediasisältöä. Tein suunnitelman OpenRDF/Sesame -tietokannan käytöstä tässä tarkoituksessa. Haasteena olisi kehittää käyttöliittymä, jolla tietojen tallennus ja käyttö olisi helppoa ja ymmärrettävää. Myös suuri painotalo oli kiinnostunut hankkeesta. Hanke jäi kuitenkin suunnitteluasteelle. Nyt yli 10 vuotta myöhemmin vaikuttaa siltä, että aika ei ole vieläkään kypsä etsimään vaihtoehtoja SQL-relaatiotietokannoille.


2002: Asialinja-kotisivukone

Alun perin yhdistyksen varainhankintatuotteeksi kehitetty Asialinja-kotisivuautomaatti syntyi harrastuspohjalta, eikä sitä markkinoitu aktiivisesti. Se sai kuitenkin käyttäjikseen joukon aktiivisia eläkeläisiä, jotka totesivat, että tämä on ensimmäinen kotisivupalvelu, jota he osaavat käyttää ilman että kukaan neuvoo.

1999: Studiorum virtuaalinen oppimisalusta

Hämeen AMK:ssa alkanut e-learning -kehitystyö johti oman oppimisalustan kehittämiseen, joka oli helppo ja yksinkertainen. Suunnittelin ja toteutin sen aluksi Lotus Domino -järjestelmällä. Myöhemmin koodasin sen uudelleen PHP/Linux -ympäristössä ja kaupallistin sen. Palvelu perustui alusta asti SaaS-jakelumalliin. Palvelu sai asiakkaikseen useita oppilaitoksia ja myös virastoja, jotka käyttivät sitä sisäiseen koulutukseen. Joukossa oli myös kansainvälisiä asiakkaita. Kilpailun kiristyessä ei käytössä ollut kuitenkaan riittäviä tuotekehitys- ja markkinointiresursseja.


1995: E-learning

Laadin Hämeen AMK:ssa verkkoon Unix-oppimateriaalin ja siihen liittyvät harjoitukset ja automaattikokeen, jonka suorittamalla kurssista sai todistuksen. Tämä oli luultavasti yksi ensimmäisiä tämän tyyppisiä kokeiluja Suomessa. Harjoitusten tekomahdollisuuteen liittyy tarina kilpajuoksusta hakkereiden kanssa. Harjoituksia varten tarjottiin avoin telnet-pääteyhteys koulun koneelle. Se mahdollisti kuitenkin erilaiset väärinkäytökset. Koodasin sitten pääteyhteyttä varten suodattimen, joka estää haitalliset komennot. Hakkerit kuitenkin tietysti oppivat kiertämään nämä yksinkertaiset estot. Lopulta avoimesta pääteyhteydestä oli luovuttava.

E-learning-kokeilut jatkuivat EU-rahoitteisilla projekteilla, jossa järjestettiin verkossa yhteiskursseja kansainvälisten yhteistyöoppilaitosten kanssa. Jossain vaiheessa toimintaa esiteltiin venäläiselle delegaatiolle Moskovasta. Esittelin käytettyjä menetelmiä ja välineitä tulkin avustuksella. Esityksen jälkeen tuli kommentti: “Hyvä. Koska voimme ostaa tätä?”. Olin niin hämmentynyt kysymyksestä, etten osannut suhtautua asiaan ollenkaan oikein. Olisinpa vain ymmärtänyt sanoa: ensi kuussa, naapurit!


1995: Web-kauppapaikka

Laadimme työkaveri Kari Heleniuksen (HAMK) kanssa omalla ajallamme verkkosivut yrityselle, joka myi lääketieteellisiä instrumentteja. Kehitin sivuille alkeellisen Perl-kielisen hallintapalvelun, jolla yritys pystyi päivittämään tuotteiden tietoja. Vuonna 1995 tämä oli hyvin edistyksellistä. Toteutus jäi kertaluonteiseksi, mikä nyt jälkeenpäin harmittaa.